Fakta är inte alltid fakta

Inlagt av Catharina tors, 04/15/2021 - 00:38

Efter förra veckan artikel fick jag en rolig och bra kommentar. Den gick ut på att det är svårt att lyckas om vi inte har siktet inställt på att vinna. Analogin var en idrottares förmåga att prestera om hen inte satte sina mål rätt. Det här är intressant, så låt oss hålla oss kvar vid vinna-vinna en stund till.

Som inköpare har vi ett behov av att livet-efter-avtal fungerar som det är tänkt. Vi har ett behov av att motparten förstår vad vi har kommit fram till. Den meningen låter som en självklarhet, men den är inte det. Vår förmåga att förstå och tolka kommer enbart från vår egen syn på problemet. Vi kan specificera saker i detalj, men helheten kommer aldrig att fungera om inte motparten tolkar detaljerna på samma sätt som vår organisation. Sådant vi uppfattar som fakta, kan motparten uppfatta som önskemål och rekommendationer.

Jag lärde mig detta den hårda vägen. I början av min karriär behövde jag ett säkerhetslager i Riga. Bara ordet ’säkerhetslager’ kommer att skapa en association hos dig som läser, och jag är övertygad om att merparten av er kommer tolka ordet som att jag behövde bygga upp en extra kvantitet av någon vara eller komponent, och placera den i Riga. Inte riktigt - Vi behövde ta besittningsrätten över ett pressverktyg som skulle skeppas från tillverkaren direkt till underleverantören. Eftersom verktyget, i den tidens penningvärde, kostade nästan en miljon kronor så behövdes det ett mycket säkert lager, godkänt enligt försäkringsbolaget, som kunde förvara eländet i en veckas tid så att vi utifrån ett juridiskt perspektiv hade tagit verktyget i besittning. På så sätt kunde vi, om någonting skulle gå snett, hämta tillbaka verktyget från underleverantören.

Att hitta ett säkerhetslager i Riga visade sig vara ett svårare problem än jag trodde, men till slut lyckades jag hitta ett lager som på pappret uppfyllde alla våra krav. Dock fanns den där gnagande magkänslan att ’det här stämmer inte…’ Det handlade om för mycket pengar och jag hamnade på ett skakigt litet flygplan till Riga.

Sedan började cirkusen. ’Vi har ett godkänt och fullgott skalskydd’ tyckte leverantörens representant när vi stod och tittade på ett stängsel som var i värre skick än det nät-stängsel som grannens hund brukade rymma igenom. ’Det är ett försäkringsgodkänt säkerhetslås’ förklarade han när han öppnade hänglåset som satt i en kedja runt grinden. ’Vi har 24 timmarsövervakning’ bekräftade han stolt när han berättade att de alltid släppte hundarna lösa när de lämnade anläggningen. Vi kunde inte ens enas om vad ’fungerande kameraövervakning’ innebar.

Vad värre var, leverantören var helt genuint övertygad om att det han visade mig, överensstämde med våra specifikationer och uppfyllde kriterierna fullt ut. Det som var fakta för mig, och det som var fakta för honom – var två helt olika fakta. Världen är inte alltid så svart-vit som vi vill tro och vi kom från helt olika världar. Så tillbaka till vinn-vinn-situationer.  Den här diskrepansen över hur vi tolkar fakta ställer till problem för livet-efter-avtal.

Tittar vi närmare på vad som händer under förhandlingsprocessen så kan vi dela upp vårt behov i tre delar:

  • Realistiskt
  • Önskvärt
  • Skadligt

Det som ligger inom ramen för vad som är realistiskt är förhållandevis enkelt att förhandla fram. Samsynen kring hur fakta ser ut är hög, och vid de fall det brister är frågorna så pass okomplexa att det inte påverkar resultatet. Det blir mer ett ’Ja-ha, det var så du menade!’

Skulle vi stanna och vara nöjda med resultatet när vi har täckt upp det realistiska behovet, har vi definitivt tappat fokus på målet. Det är helt enkelt inte ett bra förhandlingsresultat, eftersom det finns mycket mer att ge i affären. Nöjdhet blir en skimär för att inte våga ta steget fullt ut. En förhandlare som intalar sig själv att hen är nöjd i det här läget saknar antingen kompetens, är extremt konflikträdd eller sitter i en mycket svår flaskhals situation.

Begreppet ’nöjd’ ligger någonstans i det önskvärda behovet.

Begreppet ’nöjd’ ligger någonstans i det önskvärda behovet. Nu blir det svårare att komma överens om hur fakta ser ut. Ju hårdare vi driver frågorna, desto högre kommer stresspåverkan bli i relationen mellan parterna. Ju mer stress – desto sämre blir livet-efter-avtal. Stressen minskar när det uppstår ett givande och tagande mellan parterna, när båda parter upplever att de är nöjda, att de får någonting positivt ut ur samarbetet. Det är någonstans i det här området som långsiktigt bra affärer befinner sig.

Så har vi den sista gruppen, det skadliga behovet. Här är meningsskiljaktigheterna som störst, samma sak gäller synen på fakta. Det är här missförstånden och osämjan skapas mellan parterna. Det är när vi pressar på här som vinnar-instinkten har en tendens att kicka in. Det intressanta med den här gruppen är att frågeställningarna oftast inte är relevanta för affären. När vinnarinstinkten tar över eskalerar behovet av att nå ett visst mål för den personliga vinningens skull. Det är samma mekanism som får idrottaren att ge det lilla extra för att ta sig till toppen på prispallen, det kommer öka den personliga tillfredställelsen på bekostnad av affärsnyttan och livet-efter-avtalet.